I. Organizacja i cel konkursu
1. Konkurs organizuje Stowarzyszenie Akademia Rozwoju Filantropii w Polsce, zwane dalej Akademią.
2. Celem konkursu jest:
i. promocja społecznego zaangażowania i społecznej odpowiedzialności przedsiębiorców,
ii. informowanie o akcjach i programach społecznych, które zostały zrealizowane z pomocą przedsiębiorstw, ich pracowników, organizacji pozarządowych,
iii. popularyzacja i wspieranie rozwoju partnerskiej współpracy firm z organizacjami pozarządowymi,
iv. umożliwienie fundacjom i stowarzyszeniom publicznego podziękowania darczyńcom za udzielone wsparcie.
II. Warunki udziału w konkursie
Zgłoszenia firm przez organizacje pozarządowe w kategorii „Współpraca firmy z organizacją pozarządową”.
1. Do tytułu „Dobroczyńca Roku” mogą być zgłaszane mające siedzibę w Polsce przedsiębiorstwa prywatne, państwowe i fundacje utworzone przez firmy.
2. Zgłoszenia mogą składać organizacje pozarządowe: stowarzyszenia, fundacje i fundacje firm z terenu Polski (pod warunkiem, że nie zgłaszają firmy, która daną fundację utworzyła). Za organizacje pozarządowe uznaje się organizacje wymienione w Ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w dziale I, Art. 3, ust.2 i posiadające osobowość prawną. Szczegółowa lista podmiotów wykluczonych ze składania zgłoszeń stanowi integralną część regulaminu.
3. Zgłoszenia nie mogą składać fundacje i stowarzyszenia, w których występuje konflikt interesu z firmą nominowaną. Kwestia konfliktu interesu dotyczy obsadzenia tych samych osób zarówno we władzach organizacji nominującej jaki i firmy nominowanej.
4. Zgłoszenia do kategorii „Współpraca firmy z organizacją pozarządową” organizacja dokonuje wypełniając odrębny formularz.
5. Każda organizacja może na jednym wniosku zgłoszeniowym nominować tylko jedno przedsiębiorstwo (lub fundację utworzoną przez firmę). We wniosku zgłoszeniowym należy opisać wszystkie aspekty swojej współpracy z nominowaną firmą.
6. Wartość współpracy firmy z organizacją nominującą będzie oceniana w kontekście możliwości przedsiębiorstwa: organizacja nominująca jest zobowiązana zaznaczyć, czy firma nominowana jest duża czy mała lub średnia. Akademia zastrzega sobie prawo do zmiany klasyfikacji firmy we wniosku.
7. Przedsiębiorstwo uznawane jest w konkursie za małe lub średnie jeśli spełnia warunki wymienione w Ustawie z dn. 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (art. 104, 105 i 106). Zasady klasyfikacji w myśl w/w warunków stanowią załącznik do niniejszego regulaminu.
8. Organizacja może zgłosić dowolną liczbę firm lub fundacji utworzonych przez firmy (składając oddzielny wniosek zgłoszeniowy).
9. Zgłoszenie wymaga poinformowania o nim zgłaszanej firmy.
10. Tytuł przyznawany jest za wsparcie organizacji pozarządowej udzielone przez firmę w roku kalendarzowym zakończonym 31 grudnia 2009 roku.
Zgłoszenia firm przez organizacje pozarządowe w kategorii „Lokalny wymiar społecznego zaangażowania firmy”.
11. W kategorii „Lokalny wymiar społecznego zaangażowania firmy” zgłoszenia kandydata do tytułu „Dobroczyńca Roku 2009” mogą dokonać fundacje i stowarzyszenia:
12. posiadające status Lokalnej Organizacji Grantowej (LOG), należące do ogólnopolskiej sieci Lokalnych Organizacji Grantowych działających w ramach programu „Działaj Lokalnie” Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności realizowanego przez Akademię Rozwoju Filantropii w Polsce,
13. lub inne organizacje pozarządowe będące grantobiorcami Lokalnych Organizacji Grantowych w ramach programu „Działaj Lokalnie”.
14. Lokalne Organizacje Grantowe mogą zgłaszać:
i. firmy współpracujące bezpośrednio z LOG;
ii. firmy wspierające beneficjentów LOG;
iii. firmy wyróżniające się szczególnym zaangażowaniem w rozwój społeczności lokalnej, w ramach której działa LOG.
15. Beneficjenci Lokalnych Organizacji Grantowych mogą zgłaszać:
i. firmy współpracujące bezpośrednio z organizacją;
ii. firmy wyróżniające się szczególnym zaangażowaniem w rozwój społeczności lokalnej, w ramach której działa organizacja.
16. Do konkursu mogą być zgłaszane przedsiębiorstwa prywatne, państwowe i fundacje utworzone przez firmy, mające swoją siedzibę w Polsce oraz których siedziba lub oddział znajdują się na terenie objętym działaniem zgłaszającej je organizacji.
17. Organizacja może zgłosić do konkursu dowolną liczbę firm i fundacji firm składając oddzielny wniosek zgłoszeniowy.
18. Zgłoszenie wymaga poinformowania o nim zgłaszanej firmy.
19. Tytuł przyznawany jest za działania realizowane przez firmę w roku kalendarzowym zakończonym 31 grudnia 2009 roku.
Samodzielne zgłoszenia firm w kategorii „Strategiczne programy społecznego zaangażowania firmy”.
20. Firmy (lub fundacje utworzone przez firmy) mogą samodzielnie zgłosić swoją kandydaturę do tytułu „Dobroczyńca Roku 2009” w kategorii „Strategiczne programy społecznego zaangażowania firmy” na podstawie odrębnego wniosku zgłoszeniowego.
21. Zgłoszenia w kategorii „Strategiczne programy społecznego zaangażowania firmy” mogą składać mające siedzibę w Polsce przedsiębiorstwa prywatne i państwowe oraz fundacje utworzone przez firmy.
22. Zgłoszenia złożone przez organizacje pozarządowe na firmę lub fundację utworzoną przez firmę w kategorii „Współpraca firmy z organizacja pozarządową” będą stanowić dodatkowe źródło informacji przy ocenie samodzielnych zgłoszeń firmy.
23. Tytuł przyznawany jest za działania realizowane przez firmę w roku kalendarzowym zakończonym 31 grudnia 2009 roku.
Zgłoszenia są przedstawiane pisemnie za pomocą formularza wniosku zgłoszeniowego wypełnianego i rejestrowanego poprzez stronę internetową www.dobroczyncaroku.pl. Rejestracja wniosku odbywa się on-line, po wypełnieniu elektronicznego formularza wniosku zamieszczonego na stronie internetowej konkursu. Warunkiem rejestracji wniosku jest podanie danych kontaktowych do osoby upoważnionej do reprezentowania przedsiębiorstwa (w wypadku kategorii „Strategiczne ramy społecznego zaangażowania firmy”) lub organizacji (w wypadku pozostałych kategorii) oraz przesłanie na adres Akademii wydruku wniosku wraz z podpisem osoby upoważnionej.
Zgłoszenia firmy lub fundacji utworzonej przez firmę za program społeczny realizowany wspólnie
z Akademią Rozwoju Filantropii w Polsce w oparciu o umowę współpracy lub darowizny, nie będą rozpatrywane przez Kapitułę. Członkowie Kapituły i grupy ekspertów nie będą oceniać wniosków obciążonych konfliktem interesów.
Wnioski zgłoszeniowe nie spełniające w/w warunków nie będą rozpatrywane przez Kapitułę Konkursu ani nie będą poddane pod głosowanie publiczności, a nazwy zgłoszonych firm i fundacji utworzonych przez firmy nie zostaną zamieszczone w materiałach informacyjnych konkursu.
III. Przebieg konkursu
1. Formularze wniosków zgłoszeniowych będą dostępne na stronie internetowej www.dobroczyncaroku.pl w okresie: 16 listopada 2009 r. – 31 stycznia 2010 r. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego udostępnienia formularzy wniosków zgłoszeniowych w konkursie.
2. Zgłoszenia firmy do konkursu należy dokonać w terminie do 31 stycznia 2010 r. Zgłoszenie uznaje się za ważne po wypełnieniu formularza na stronie internetowej www.dobroczyncaroku.pl i zakończeniu procesu rejestracji zgłoszenia przez Internet. Do wniosku można załączać załączniki w formie cyfrowej (w formacie .jpg, .doc, .pdf, .rtf i innych).
3. Warunkiem uznania zgłoszenia za ważne jest dostarczenie wydruku formularza zgłoszeniowego (bez załączników) z podpisem osoby upoważnionej na adres: Akademia Rozwoju Filantropii w Polsce, ul. Marszałkowska 6/6, 00-590 Warszawa, w terminie do 31 stycznia 2010 r. (liczy się data stempla pocztowego).
4. W wyjątkowych wypadkach i po uprzedniej konsultacji z organizatorem dopuszcza się złożenie nominacji tylko na papierowej wersji wniosku (z pominięciem rejestracji on-line).
5. W kategorii „Współpraca firmy z organizacją pozarządową” organizacja nominująca dokonuje samodzielnej klasyfikacji zgłoszonego do konkursu przedsiębiorstwa jako „duże” lub „małe i średnie” przedsiębiorstwo na podstawie definicji z Ustawy z dn. 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (art. 104, 105 i 106).
6. Organizator konkursu ma prawo zmienić klasyfikację zgłoszonej firmy, jeśli została ona zaklasyfikowana niezgodnie z definicją z Ustawy z dn. 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (art. 104, 105 i 106).
7. Wnioski zgłoszeniowe przesłane do konkursu będą ocenione najpierw przez grupę ekspertów, powołaną przez Zarząd Akademii. Eksperci wybiorą około 10 najciekawszych wniosków złożonych w kategorii „Współpraca firmy z organizacją pozarządową” (około 5 zaklasyfikowanych jako „duże przedsiębiorstwo” i około 5 zgłoszonych jako firma „mała i średnia”), około 10 wniosków w kategorii „Lokalny wymiar społecznego zaangażowania firmy” oraz około 10 wniosków w kategorii „Strategiczne programy społecznego zaangażowania firmy” i zarekomendują je Kapitule Konkursu. Każdy wniosek zostanie oceniony przez dwóch ekspertów: średnia z ich ocen zadecyduje o zakwalifikowaniu wniosku do następnego etapu.
8. Kapituła Konkursu, powołana przez Zarząd Akademii, podczas obrad zdecyduje o wyborze:
i. laureatów w kategoriach „Lokalny wymiar społecznego zaangażowania firmy” i „Strategiczne programy społecznego zaangażowania firmy”,
ii. trzech półfinalistów zaklasyfikowanych jako „duże” i trzech półfinalistów zaklasyfikowanych jako „małe i średnie” przedsiębiorstwo w kategorii „Współpraca firmy z organizacją pozarządową”.
9. Opisy wniosków zgłoszeniowych wytypowanych przez Kapitułę Konkursu do półfinału w kategorii „Współpraca firmy z organizacją pozarządową” zostaną umieszczone na stronie internetowej www.dobroczyncaroku.pl i będą poddane głosowaniu publiczności, w którym zostanie wyłonionych dwóch laureatów – po jednym przedstawicielu „małych i średnich” oraz „dużych” przedsiębiorstw.
10. Termin rozpoczęcia i zakończenia głosowania internetowego zostanie podany do publicznej wiadomości. W przypadku równej liczby głosów oddanych na dwie lub więcej nominacji, tytuły Dobroczyńcy Roku będą przyznane firmom ex aequo.
11. Kapituła pracuje w oparciu o dokument „Zasady pracy Kapituły Konkursu o tytuł Dobroczyńca Roku 2009”, zatwierdzony przez Zarząd Akademii i audytorów konkursu i który stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.
12. W skład Kapituły nie wchodzą osoby zatrudnione w Akademii.
13. Skład grupy ekspertów i skład Kapituły Konkursu są konsultowane z Ernst & Young - zewnętrzną firmą świadczącą usługi doradcze i audytorskie na podstawie odrębnej umowy.
14. Ernst & Young sprawuje nadzór nad prawidłowym przebiegiem konkursu i wydaje certyfikat zgodności jego przebiegu z regulaminem.
15. Ernst & Young poinformuje laureatów konkursu o przyznanych tytułach Dobroczyńcy Roku na minimum 2 tygodnie przed planowaną datą ogłoszenia wyników w konkursie. Laureaci konkursu zobowiązani są nie upubliczniać tej wiadomości do czasu oficjalnego ogłoszenia wyników.
16. Podanie do publicznej wiadomości wyników konkursu oraz wręczenie nagród laureatom nastąpi podczas Gali Finałowej. Gala odbędzie się w okresie 1 kwietnia – 31 maja 2009 r. Termin Gali zostanie podany do publicznej wiadomości z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem.
IV. Inne warunki konkursu
1. Prawo wyłącznego dysponowania logotypem konkursu należy do Akademii. Inne podmioty, na wyraźny wniosek uzasadniający sposób wykorzystania logotypu, mogą otrzymać prawo posługiwania się logotypem konkursu.
2. Wykorzystanie logotypu konkursu przez laureatów jest regulowane odrębnymi umowami pomiędzy Akademią i każdym z laureatów z osobna. Ogólne zasady wykorzystania logotypu konkursu przez laureatów przewidują między innymi możliwość umieszczenia logotypu konkursu i informacji o przyznanym tytule w kampaniach reklamowych i materiałach promocyjnych laureata.
3. Akademia zamieszczać będzie nazwy laureatów konkursu w materiałach promocyjnych dotyczących aktualnej edycji konkursu oraz w miarę możliwości, w komunikatach medialnych dotyczących również kolejnych edycji konkursu.
4. Przystępując do konkursu uczestnicy wyrażają zgodę na udostępnianie swoich danych teleadresowych, dysponując jednocześnie prawem wglądu do swoich danych i prawem do ich poprawiania. Lista zgłoszonych i zgłaszających w konkursie może być upubliczniona przez Akademię. Treść informacji zawartych we wniosku zgłoszeniowym może być wykorzystana przez Akademię w innych działaniach, których celem jest popularyzacja społecznego zaangażowania i społecznej odpowiedzialności biznesu.
5. Akademia ma prawo do weryfikacji i potwierdzenia danych zawartych we wniosku zgłoszeniowym.
6. Wszyscy uczestnicy konkursu mają prawo informować podczas jego trwania, że biorą w nim udział. Dopuszczalna formuła informacji brzmi: „firma/fundacja firmy zgłoszona do konkursu o tytuł ‘Dobroczyńca Roku 2009’”. Firmy wytypowane przez ekspertów do tytułu Dobroczyńcy Roku i rekomendowane Kapitule Konkursu, od dnia ogłoszenia ich jako pretendentów do tytułu, mają prawo posługiwać się formułą: „firma/fundacja firmy nominowana do konkursu o tytuł „Dobroczyńca Roku 2009”.
7. Konkurs o tytuł "Dobroczyńca Roku" może być organizowany regionalnie. Szczegółowe warunki organizacji regionalnego konkursu określa odrębna umowa zawierana przez Akademię z każdym organizatorem regionalnym z osobna.
V. Postanowienia końcowe
1. W sprawach interpretacji zapisów i wymogów regulaminowych, decyzję podejmuje Zarząd Akademii.
2. Akademia zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu konkursu w dowolnym okresie jego trwania. O ewentualnych zmianach w regulaminie konkursu Akademia będzie informowała na bieżąco na stronie internetowej www.dobroczyncaroku.pl. W przypadku, gdy uczestnicy konkursu nie zgadzają się ze zmianami regulaminu, mają prawo wycofać wniosek zgłoszeniowy najpóźniej w dniu zakończenia przyjmowania wniosków w danej kategorii.
VI. Załączniki
a. Lista podmiotów wykluczonych z udziału w Konkursie o tytuł „Dobroczyńca Roku 2009”.
b. Kryteria przyporządkowania firmy do kategorii „Małe i średnie przedsiębiorstwa” lub „Duże przedsiębiorstwo”.
c. „Zasady pracy Kapituły Konkursu o tytuł Dobroczyńca Roku 2009”.
Lista podmiotów wykluczonych z udziału w Konkursie o tytuł „Dobroczyńca Roku 2009”
Zasady pracy Kapituły Konkursu o tytuł Dobroczyńca Roku 2009